Die Telefonzentrale, die
niemals schläft.
24/7 Telefonzentrale für Hausverwaltungen. Jeder Anruf wird entgegengenommen, analysiert und als strukturiertes Ticket dokumentiert — vollautomatisch.
24/7
Erreichbar
<1s
Latenz
100%
DSGVO
Eingehender Anruf
München · Schwabing
0:00
AktivAnruf annehmen
München · Schwabing
KI analysiert
Dringlichkeit: HOCH
SMS versendet
Foto-Link an Mieter
Ticket erstellt
#CF-8421 · SANITÄR
Das Problem
Der teuerste Schaden ist der, der zu spät gemeldet wird.
Hausverwaltungen verlieren täglich Mietervertrauen, Zeit und Geld durch drei wiederkehrende Probleme.
Verpasste Anrufe eskalieren.
Jeder nicht angenommene Anruf kann ein Wasserschaden sein, der tagelang unbemerkt bleibt. Das kostet Vertrauen und fünfstellige Reparaturbeträge.
Dokumentations-Chaos kostet Zeit.
Excel-Tabellen, Notizzettel, E-Mails — kein System, das wirklich funktioniert. Mitarbeiter suchen länger nach Informationen als an Lösungen zu arbeiten.
Ihr Team arbeitet am Limit.
40% der Arbeitszeit entfällt auf Routineanrufe. Das ist Zeit, die Ihren Mitarbeitern für wertschöpfende Aufgaben fehlt.
Der Prozess
So einfach funktioniert Callfolio
Anruf eingehend
Die KI nimmt sofort und professionell entgegen. Kein Warten. Kein Verpassen. Rund um die Uhr.
KI-Analyse
Dringlichkeit, Standort, Kategorie und Stimmung werden in Echtzeit extrahiert und klassifiziert.
Foto-Upload
Der Mieter erhält per SMS einen sicheren Link und kann Fotos des Schadens direkt hochladen.
Fertiges Ticket
Alle Daten landen strukturiert, priorisiert und rechtssicher dokumentiert in Ihrem Dashboard.
Self-Onboarding
Auch unbekannte Anrufer werden vollständig erfasst.
Ruft jemand an, den Sie noch nicht im System haben, erkennt die KI das sofort — und lässt den Mieter sich per SMS selbst registrieren. Ganz ohne Zutun Ihres Teams.
Automatische SMS
Die KI erkennt eine unbekannte Nummer und sendet sofort einen Registrierungs-Link per SMS.
Selbst-Eintragung
Der Mieter bestätigt Name und Adresse selbst und lädt optional direkt ein Foto des Schadens hoch.
Sauber erfasst
Kein Anrufer bleibt anonym — inklusive Doppel-SMS-Schutz und Rate-Limit gegen Missbrauch.
Eingehender Anruf
Unbekannte Nummer
Selbst-Registrierung
Name
Max Mustermann
Adresse
Hauptstraße 12, München
Foto
Schaden_Bad.jpg
Visueller Kontext
Das Telefon ist blind.
Callfolio sieht hin.
Der Mieter beschreibt den Schaden am Telefon. Callfolio schickt sofort einen SMS-Link für den Foto-Upload. Sekunden später sehen Sie den Schaden live in Ihrem Dashboard — noch während das Gespräch läuft.
- smsAutomatischer SMS-Link nach dem Anruf
- photo_cameraFoto direkt im Ticket verknüpft
- verifiedRechtssichere Dokumentation
Undichter Siphon – Hauptstraße 12
Anrufer: Thomas M. · EG · Badezimmer
KI-Zusammenfassung
Mieter meldet tropfenden Siphon unter dem Waschbecken im Badezimmer. Eimer wurde bereits untergestellt, Boden leicht feucht.
Foto-Upload · vom Mieter
Der Unterschied
Messbar weniger Aufwand.
0%
Weniger manuelle Anrufannahme
0/7
Erreichbarkeit
0%
DSGVO-konform
0+
Unterstützte Sprachen
Ohne Callfolio
- closeWarteschleifen
- closeExcel-Listen
- closeUnvollständige Informationen
Mit Callfolio
- checkStrukturierte Tickets
- checkFoto per SMS
- checkAutomatische Eskalation
Integrationen · Auf Anfrage
Callfolio fügt sich in Ihren Stack ein.
Sie nutzen bereits eine Verwaltungs-Software oder eigene Tools? Wir binden Callfolio auf Anfrage an Ihre Systeme an — über API, Webhooks oder ganz einfach per E-Mail.
Anbindung an Ihre Systeme
Flexibel kombinierbar
API
Tickets und Status in Echtzeit abrufen.
Webhooks
Ereignisse automatisch an Ihre Systeme pushen.
E-Mail / SMTP
Strukturierte Ticket-Mails direkt ins Postfach.
CSV-Export
Ihre Daten jederzeit exportieren.
Transparente Preise
Monatlich kündbar. Einsatzbereit in 48 Stunden.
Starter
Ideal für kleinere Bestände und den Einstieg.
- 100 Anrufe / Monat (Keine Minutentaktung)
- 24/7 KI-Telefonassistent
- Automatisches Ticket-System
- Zuverlässiger E-Mail Support
Pro
Für wachsende Verwaltungen mit hohem Aufkommen.
- 300 Anrufe / Monat (Keine Minutentaktung)
- Automatischer Foto-Request via SMS
- Tiefgehende KI-Analytik & Reports
- Bevorzugter Premium-Support
- Alle Vorteile des Starter-Pakets
Enterprise
Maßgeschneidert für Großverwalter und Konzerne.
- Unbegrenzte Anrufe (Keine Minutentaktung)
- Maßgeschneidertes KI-Training
- Volle Systemintegration (API & Webhooks)
- Dedizierter Projektleiter
KI-Onboarding
Kein generisches Setup — unser Team konfiguriert das System exakt auf Ihre Objekte, Prozesse und Sprache. Ihre KI kennt Ihr Portfolio vom ersten Anruf an.
Einmalige Einrichtungsgebühr
Einsatzbereit in 48 Stunden.
Alle Preise zzgl. gesetzl. MwSt.
Bereit für 24/7
Erreichbarkeit?
„Ich zeige Ihnen in 30 Minuten, wie unsere KI Ihre Telefonzentrale auf Enterprise-Niveau skaliert und manuelle Prozesse nachhaltig automatisiert.“
30 Min. Erstgespräch · Keine Kreditkarte
Fatih Akdeniz
CEO & Gründer, Callfolio