Jede wichtige Mietermeldung
kommt vollständig an.
Callfolio nimmt Anrufe nach Ihren Regeln auf, priorisiert das Anliegen und übergibt eine nachvollziehbare Meldung an die richtige Person — mit menschlichem Fallback für unklare oder kritische Fälle.
24/7
Anrufannahme
Mensch
Fallback bei Unklarheit
Eingehender Anruf
München · Schwabing
0:00
AktivMeldung aufnehmen
München · Schwabing
Anliegen einordnen
Dringlichkeit: Hoch
Informationen vervollständigen
Foto-Link an Mieter
An Ihr Team übergeben
Sanitär-Team informiert
Das Problem
Der teuerste Schaden ist der, der zu spät gemeldet wird.
Hausverwaltungen verlieren täglich Mietervertrauen, Zeit und Geld durch drei wiederkehrende Probleme.
Verpasste Anrufe eskalieren.
Jeder nicht angenommene Anruf kann ein Wasserschaden sein, der tagelang unbemerkt bleibt. Das kostet Vertrauen und fünfstellige Reparaturbeträge.
Dokumentations-Chaos kostet Zeit.
Excel-Tabellen, Notizzettel, E-Mails — kein System, das wirklich funktioniert. Mitarbeiter suchen länger nach Informationen als an Lösungen zu arbeiten.
Ihr Team arbeitet am Limit.
40% der Arbeitszeit entfällt auf Routineanrufe. Das ist Zeit, die Ihren Mitarbeitern für wertschöpfende Aufgaben fehlt.
Das Arbeitsergebnis
Eine vollständige Meldung
für Ihr Team.
Der Mieter beschreibt das Anliegen am Telefon. Callfolio ergänzt Objekt, Dringlichkeit und Kontext und übergibt eine nachvollziehbare Meldung — inklusive Foto, wenn der Mieter eines hochlädt.
- smsAutomatischer SMS-Link für den Foto-Upload
- photo_cameraFoto direkt der Meldung zugeordnet
- verifiedNachvollziehbare Dokumentation
Undichter Siphon – Hauptstraße 12
Anrufer: Thomas M. · EG · Badezimmer
KI-Zusammenfassung
Mieter meldet tropfenden Siphon unter dem Waschbecken im Badezimmer. Eimer wurde bereits untergestellt, Boden leicht feucht.
Foto-Upload · vom Mieter
Der Einstieg
Ein klarer Start statt eines großen Umbaus.
Ein Rufweg, ein begrenzter Ablauf und gemeinsame Erfolgskriterien — statt einer offenen KI-Einführung ohne Messpunkt.
Umfang festlegen
Rufweg und Übergabe gemeinsam mit Ihrem Team definieren.
Testen & starten
Produktivbetrieb nach freigegebenen Regeln, nicht nach einem Standardschema.
Gemeinsam entscheiden
Nach 30 Tagen anhand einer gemeinsamen Scorecard über die nächsten Schritte entscheiden.
Gemeinsame Scorecard nach 30 Tagen
Umfang & Preis
990 €
einmalig, zzgl. gesetzl. USt.
30 Tage, bis zu 100 eingehende Anrufe inklusive Scoping, Pilotbegleitung und wöchentlichem Review.
Grenze
Keine autonome Rechts-, Miet- oder Handwerkerentscheidung. Unsichere oder kritische Fälle folgen einem klaren menschlichen Fallback.
Umfang und Übergabe klären wir gemeinsam im Erstgespräch.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert der Foto-Upload?
Wie schnell ist das System aktiv?
Was passiert bei einem echten Notfall?
Kann ich meine bestehende Nummer behalten?
Erkennt die KI verschiedene Dialekte?
Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?
Self-Onboarding
Auch unbekannte Anrufer werden vollständig erfasst.
Ruft jemand an, den Sie noch nicht im System haben, erkennt die KI das sofort — und lässt den Mieter sich per SMS selbst registrieren. Ganz ohne Zutun Ihres Teams.
Automatische SMS
Die KI erkennt eine unbekannte Nummer und sendet sofort einen Registrierungs-Link per SMS.
Selbst-Eintragung
Der Mieter bestätigt Name und Adresse selbst und lädt optional direkt ein Foto des Schadens hoch.
Sauber erfasst
Kein Anrufer bleibt anonym — inklusive Doppel-SMS-Schutz und Rate-Limit gegen Missbrauch.
Eingehender Anruf
Unbekannte Nummer
Selbst-Registrierung
Name
Max Mustermann
Adresse
Hauptstraße 12, München
Foto
Schaden_Bad.jpg
Integrationen · Auf Anfrage
Callfolio verbindet alles.
Von jedem Eingangskanal direkt in Ihre Verwaltungs-Software — Callfolio steht im Zentrum Ihrer Kommunikation.
Eingangskanäle
Anruf
SMS
Callfolio
Powered by KI
Callfolio
Nimmt an, strukturiert & priorisiert automatisch
EchtzeitIntegrationen
etg24
casavi
DOMUS
Immoware24
Aareon
Haufe
Scalara
facilioo
+ weitere Integrationen auf Anfrage
Ihre Software ist nicht dabei?
Integration anfragenDer Unterschied
Was heute schon zuverlässig läuft.
0/7
Anrufannahme
0
Tage Pilotlaufzeit
Menschlicher Fallback bei unklaren Fällen
Nachvollziehbare Übergabe je Meldung
Ohne Callfolio
- closeWarteschleifen
- closeExcel-Listen
- closeUnvollständige Informationen
Mit Callfolio
- checkStrukturierte Tickets
- checkFoto per SMS
- checkAutomatische Eskalation
Dauerbetrieb nach dem Einstieg
Monatlich kündbar. Gilt für den laufenden Betrieb nach einem passenden Start.
Starter
Ideal für kleinere Bestände und den Einstieg.
- 100 Anrufe / Monat (Keine Minutentaktung)
- 24/7 KI-Telefonassistent
- Automatisches Ticket-System
- Zuverlässiger E-Mail Support
Pro
Für wachsende Verwaltungen mit hohem Aufkommen.
- 300 Anrufe / Monat (Keine Minutentaktung)
- Automatischer Foto-Request via SMS
- Tiefgehende KI-Analytik & Reports
- Bevorzugter Premium-Support
- Alle Vorteile des Starter-Pakets
Enterprise
Maßgeschneidert für Großverwalter und Konzerne.
- Unbegrenzte Anrufe (Keine Minutentaktung)
- Maßgeschneidertes KI-Training
- Volle Systemintegration (API & Webhooks)
- Dedizierter Projektleiter
Alle Preise zzgl. gesetzl. MwSt. Ausgewiesen ist der Dauerbetrieb nach dem 30-Tage-Pilot (990 € einmalig, siehe oben).
Bereit für 24/7
Erreichbarkeit?
„Ich zeige Ihnen in 30 Minuten, wie ein kontrollierter Pilot bei Ihnen konkret aussehen kann und was er in den ersten 30 Tagen messbar verändert.“
30 Min. Erstgespräch · Keine Kreditkarte
Fatih Akdeniz
CEO & Gründer, Callfolio